Wie man sich MWSt-Rückerstattung auf den gewerblichen Kauf von Waren und Dienstleistungen im Ausland sichert WAS SIE TUN MÜSSEN: 1. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Grundvoraussetzungen erfüllen, die Sie zur MWSt-Rückerstattung berechtigen. 2. Senden Sie uns (auch per Fax möglich) eine Kopie Ihres Handelsregisterauszuges zu, welcher von den verantwortlichen Behörden in Ihrem Heimatland ausgestellt ist. Die MWSt-rückerstattenden Behörden in vielen Ländern akzeptieren im allgemeinen, dass der Auszug auf englisch ist (in einigen Ländern wird auch deutsch akzeptiert). Falls bei Bedarf Ihre heimischen Behörden nicht gewillt oder im Stande sind eine englische Version auszustellen, dann senden Sie uns einfach den offiziellen Auszug zu und wir werden unser Übersetzungsbüro mit einer Übersetzung beauftragen. Wir werden Sie ggf. in voraus über die leistungsabhängigen Kosten informieren. 3. Unterschreiben, stempeln und senden Sie uns im Original (per Post) den Kundenvertrag bzgl. MWSt-Rückerstattung zu welchen Sie hier runterladen können. 4. Unterschreiben, stempeln und senden Sie uns im Original (per Post) die Vollmacht(en) für die jeweiligen Länder, in denen Sie uns mit der Beantragung der MWSt-Rückerstattung beauftragen möchten, zu. Auf diese Weise bevollmächtigen Sie uns - in Ihrem Namen - um MWSt-Rückerstattung zu beantragen und - wiederum in Ihrem Namen - auch die rückerstatteten MWSt-Beträge von den ausländischen Behörden entgegen zu nehmen. Bitte benutzen SIe zur Unterschrift einen farbigen Stift (Blau, Rot, Grün, etc.) - niemals einen schwarzen, da dies von den Behörden dann als Kopie angesehen würde ! 5. Informieren Sie uns ob wir die von den Behörden rückerstatteten MWSt-Beträge auf ein Bank- / Girokonto Ihrer Wahl (ggf. bitte nähere Angaben) überweisen oder als ein auf Ihr Unternehmen ausgestellten Scheck zukommen lassen sollen. 6. Informieren Sie uns ob wir für Sie alle 3 bzw. 6 Monate oder nach Ablauf eines vollen Kalenderjahres Ihre MWSt-Rückerstattung beantragen sollen. Andernfalls werden wir automatisch um MWSt-Rückerstattung beantragen, wenn der respektive Minimumsbetrag für das Vierteljahr erreicht ist. 7. Sorgen Sie vorzugsweise immer dafür, dass die Originalbelege (Rechnungen, etc.) für den gewerblichen Kauf von Waren und Dienstleistungen im Ausland auf den Namen Ihres Unternehmens ausgestellt sind (nicht nur auf Ihren eigenen Namen oder den Namen eines Kollegen oder Angestellten) da einige Länder sich sehr kritisch verhalten bezüglich der MWSt-Rückerstattung von Belegen, die nur auf den Namen einer Person ausgestellt sind, selbst wenn dies der Direktor od. ein Vorstandsmitglied sein sollte. 8. Geben Sie immer gut Acht auf Ihre Originalbelege, da diese wichtig / wertvoll sind. 9. Schicken Sie die oben erwähnten Originalbelege an unsere Adresse in Dänemark ... : NIKOSAX A/S Lejrvej 8 DK-6330 Padborg ...und - falls dies nicht schon bei Ihnen usus ist - möchten wir Ihnen nahe legen sich Kopien der Originalbelege zu machen und diese in der Buchhaltung aufzubewaren. Am besten mit dem Vermerk, dass das Original am (Datum) an Nikosax in DK-6330 Padborg geschickt worden ist, um dort in Verbindung mit einer Beantragung um MWSt-Rückerstattung angewandt zu werden. WAS WIR FÜR SIE TUN : 1. Nikosax sortiert all Ihre Originalbelege und sendet Ihnen postwendend die eventuellen Originalbelege zurück, die nicht beantragt werden können bzw. ungültig sind einschl. Erklärung, füllt in Ihrem Namen die Antragsformulare aus und schickt diese sowie die gültigen Originalbelege mit Kurierdienst (DHL) an die respektiven ausländischen MWSt-Behörden. 2. Nikosax erledigt für Sie im Antragszeitraum die laufende Korrespondenz (mündtlich und schriftlich) mit den respektiven ausländischen Behörden. 3. Nikosax erhält die von den ausländischen Behörden in Ihrem Namen rückerstattete MWSt-Beträge und berechnet sich hiervon eine prozentuale Provision sowie eine Verwaltungskostenpauschale für jede MWSt-Abrechnung. 4. Vierteljährlich senden wir Ihnen eine MWSt-Aufstellung zu, woraus Sie ersehen können, was wir für Sie in welchen Ländern beantragt haben und fügen eine freundliche Erinnerung bei uns weiterhin Ihre Originalbelege zuzusenden. 5. Nikosax überweist Ihnen auf ein Bank- / Girokonto Ihrer Wahl die rückerstatteten MWSt-Beträge oder lässt Ihnen einen auf Ihr Unternehmen ausgestellten Scheck zukommen. 6. Nikosax sendet Ihnen per Post die restlichen Originalbelege zu - so bald wir diese von den ausländischen Behörden zurück erhalten haben - und zwar gemeinsam mit der o.g. Abrechnung. NUR EIN BEVOLLMÄCHTIGTER ERLAUBT : Die EU Gesetzgebung schreibt vor, dass ein Antrag auf Rückerstattung nur durch einen Bevollmächtigten eingereicht werden kann. Solten Sie evtl. schon einen anderen Bevollmächtigten benutzen, dann sind Sie verpflichtet die jetzige Zusammenarbeit zu kündigen, bevor Sie die neue Zusammenarbeit mit uns anfangen. NOTA BENE Wir sind immer für Sie da, um zu sichern, dass die Anlaufphase sowie unsere zukünftige Zusammenarbeit sich nie als zu kompliziert herausstellt.