Hvordan man sikrer sig international momsrefusion på erhvervsrelaterede køb af varer og tjenesteydelser i udlandet HVAD DE SKAL GØRE : 1. Afklar om De opfylder de generelle krav der berettiger Dem til international momsrefusion. 2. Send os (også gerne pr. fax) en kopi af Deres virksomhed's registreringsattest udstedt af de respektive myndigheder i Deres hjemland. De momsrefunderende told- og skattemyndigheder i mange lande accepterer sædvanligvis en engelsk version af denne attest. Skulle Deres hjemlige myndigheder ikke ville / kunne forsyne Dem med en engelsk version, så kan De blot sende os myndighederne's officielle attest og vi vil få vort oversættelsesbureau til at udfærdige en oversættelse. Vi informerer Dem på forhånd om omkostninger i den forbindelse. 3. Underskriv, påfør stempel og returnér (pr. post) den originale kundekontrakt vedrørende international momsrefusion, som De kan downloade her. 4. Underskriv, påfør stempel og returnér (pr. post) den originale fulgmagt for hvert af de lande, hvor De ønsker, at vi skal varetage Deres momsrefusion. På denne måde giver De os fuldmagt til - på Deres vegne - at ansøge om momsrefusion og til - igen på Deres vegne - at kunne modtage de refunderede momsbeløb retur fra de udenlandske myndigheder. Brug venligst en farvet kuglepen o.l. (blå, rød, grøn etc.) - underskriv aldrig med sort, da sort afvises som en kopi ! 5. Meddel os om De ønsker, at vi overfører Deres refunderede momsbeløb til en giro- / bankkonto efter eget valg (i så fald venligst forsyn os med detaljer) eller om vi skal tilsende Dem en check udstedt til Deres virksomhed. 6. Meddel os om De ønsker, at vi ansøger om Deres momsrefusionsbeløb hver 3. hhv. 6. måned eller efter udløb af et helt kalenderår. I modsat fald vil vi automatisk ansøge om momsrefusion når det / de respektive minimumsbeløb pr. kvartal er opnået. 7. Drag fortrinsvis altid omsorg for, at de originale bilag (fakturaer m.m.) relaterende til erhvervsrelaterede køb af varer og tjenesteydelser i udlandet bliver udstedt i Deres virksomhed's navn (ikke kun i Deres eget navn eller i navnet på en af Deres kolleger hhv. ansatte), da nogle lande forholder sig meget kritiske med hensyn til refusion af moms på bilag der kun er udstedt i navnet på en person, selv om det evt. skulle være direktøren eller et bestyrelsesmedlem o.l. 8. Pas altid godt på originalbilagene, da de er meget vigtige / værdifulde. 9. Send de ovennævnte originalbilag til vores adresse i Danmark ... : NIKOSAX A/S Lejrvej 8 DK-6330 Padborg ...og tillad os at foreslå - hvis De ikke allerede håndterer tingene på denne måde - at De overvejer at opbevare kopier af bilagene i Deres bogholderi påført en note om, at originalen den (dato) er blevet sendt til Nikosax A/S i DK-6330 Padborg for at anvendes i forbindelse med ansøgning om international momsrefusion. HVAD VI GØR FOR DEM : 1. Nikosax sorterer Deres originalbilag og returnerer de eventuelle bilag, der ikke kan søges hhv. er ugyldige inklusive en forklaring på afvisningen, udfylder ansøgningsformularerne og sender disse samt de gyldige originalbilag pr. kurér (DHL) til de respektive udenlandske momsmyndigheder. 2. Nikosax forestår løbende den nødvendige korrespondance med de udenlandske myndigheder i hele ansøgningsperioden. 3. Nikosax modtager Deres refunderede momsbeløb fra myndighederne og beregner sig så en procentuel provision heraf plus administrationsomkostninger pr. afregning. 4. Hvert kvartal tilsender vi Dem en detaljeret momsspecifikation m.h.t. hvad vi - på Deres vegne - har søgt i hvilke lande og tillader os samtidig at minde Dem om fortsat at tilsende os alle Deres originalbilag. 5. Nikosax overfører Deres refunderede momsbeløb til en giro- / bankkonto, De har har oplyst os om eller tilsender Dem en check udstedt til Deres virksomhed. 6. Nikosax tilsender Dem pr. post Deres restlige originalbilag - så snart vi selv har modtaget disse retur fra de udenlandske myndigheder. Det sker samtidig med den ovennævnte afregning. KUN ÉT MOMSAGENTUR AD GANGEN TILLADT : EU lovgivning tillader Dem som momsregistreret erhvervsvirksomhed kun at samarbejde med ét momsagentur ad gangen. Hvis Deres virksomhed derfor p.t. allerede anvender et andet momsagentur, er De - for at kunne etablere samarbejde med Nikosax - forpligtet til at opsige samarbejdet med Deres nuværende momsagentur. NOTA BENE Vi står altid til Deres rådighed, for at tilsikre at hverken den indledende fase eller vort fremtidige samarbejde viser sig at være for kompliceret !